Verschil betalingsherinnering, aanmaning en sommatie

Wanneer een debiteur niet op tijd betaalt, kunt u verschillende herinneringen sturen met als doel de debiteur aan te moedigen om de betaling alsnog te voldoen. In deze blog vertellen we meer over de betalingsherinnering, de aanmaning en de sommatie.

Bepaal zelf de gewenste route

Elk bedrijf bepaalt zelf hoeveel herinneringen hij stuurt voordat hij een vordering -indien nodig- uit handen geeft aan een incassobureau. Hierin zit geen verplichte, vaste volgorde. Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.

Betalingsherinnering

In de betalingsherinnering verzoekt u de debiteur om de betaling alsnog te voldoen. U geeft de debiteur hierbij een nieuwe termijn. Wij raden aan om direct na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering te sturen naar uw debiteur. 

U kunt uw debiteuren zowel schriftelijk als telefonisch herinneren. Wel is het in elk geval aan te raden om uw acties vast te leggen, zodat u een goede dossiervorming heeft welke bijvoorbeeld van pas kan komen wanneer het leidt tot een procedure.

Het kan kosten efficiënt zijn om het versturen van herinneringen te automatiseren. Dit kan door middel van de juiste credit management software. 

Aanmaning

Wanneer betaling uitblijft kunt u een aanmaning sturen. Een aanmaning is een vriendelijke maar dringende mededeling om de betaling te voldoen. U geeft de debiteur hierbij een nieuwe termijn om de factuur alsnog te voldoen. 

Sommatie

De laatste aanmaning die u stuurt noemen we ook wel een sommatie. In de sommatie geeft u aan dat u de vordering uit handen geeft aan een incassobureau wanneer betaling uitblijft. U geeft aan dat hier kosten bij komen kijken, benoemt de exacte kosten en dat deze voor rekening zijn van de debiteur.

Bij een Business-to-Business (B2B) vordering bent u niet verplicht om een aanmaning te versturen, maar we raden dit wel aan.

Bij een consumentenvordering moet u de debiteur tenminste één keer hebben aangemaand om de factuur alsnog te voldoen. In deze laatste aanmaning staat dat u de debiteur nog eenmaal de kans geeft om de vordering zonder bijkomende kosten te voldoen, met een termijn van 14 dagen vanaf de dag nadat de aanmaning is ontvangen. Daarbij moet u hierin aangeven dat als de debiteur wederom niet betaalt, u de vordering uit handen geeft aan een incassobureau en dat de bijkomende kosten voor rekening zijn van de debiteur. U moet hierbij de exacte hoogte van de incassokosten vermelden. U kunt de hoogte van de incassokosten hier berekenen.

De brief wordt ook wel een vruchteloze aanmaning, veertiendagenbrief of WIK brief genoemd. Lees meer over de vereisten voor een correcte vruchteloze aanmaning voor consumenten.

Wanneer u na deze termijn nog steeds geen betaling heeft ontvangen, kunt u de vordering overdragen aan een incassobureau.

Vordering uit handen geven?

Na het versturen van een betalingsherinnering, aanmaning en/of sommatie wilt u de vordering misschien uit handen geven aan een incassobureau. Wij gaan graag voor u aan de slag. Wij vinden dat een ondernemer geen kosten hoort te maken voor het betaald krijgen van zijn of haar facturen. Daarom is het uitbesteden van een vordering voor de opdrachtgever kosteloos. Wanneer u een vordering voor 16:00 indient, wordt hij diezelfde werkdag nog in behandeling genomen.