De vereisten van een factuur | Blogs | Nova Incasso
skip to Main Content

De vereisten van een factuur

Een factuur versus een goede factuur: zeven gegevens op een rij.

De factuur is een van de belangrijkste documenten van een bedrijf en wel om twee redenen. Als eerste hangt de gezondheid van uw organisatie ervan af. Als tweede staat de factuur centraal in de omzetbelasting, oftewel de btw. Factureren is geen hogere wiskunde, maar een factuur moet wel aan een aantal eisen voldoen.

Waarom is een goede factuur belangrijk?

Heeft u veel te maken met betalingen die te laat worden gedaan? Dan kan het helpen om uw factuur aan te passen. Door uw factuur van de onderstaande gegevens te voorzien, zorgt u ervoor dat uw facturen aan alle wettelijke eisen voldoen. Dat schept duidelijkheid over wat er precies in de factuur staat. Pas wanneer uw factuur in wettelijk opzicht compleet is, mag de afnemer de in rekening gebrachte omzetbelasting aftrekken. De leverancier heeft ook baat bij het aanleveren van een correcte en volledige factuur. De leverancier riskeert namelijk een verzuimboete van maximaal €4.290 als deze een factuur onjuist of onvolledig aanlevert.

Wat moet er op een factuur te staan?

1. In de wet staat welke gegevens er op een factuur moeten staan:

  • De factuurdatum;
  • Een opeenvolgend factuurnummer waarmee de factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd;
  • De naam, het adres, het KvK-nummer en het btw-identificatienummer van de leverancier;
  • De naam en het adres van de afnemer;
  • Het btw-identificatienummer van de afnemer in het geval van verlegging van btw of wanneer de afnemer in een EU-lidstaat woont;
  • Een omschrijving en het aantal goederen of diensten dat is geleverd;
  • De datum waarop de levering of dienstverlening is voltooid;
  • De datum waarop vooruitbetaling is gedaan;
  • De maatstaf van heffing, waarin is aangegeven hoe de waarde berekend moet worden waarover belasting wordt geheven;
  • De belastingtarieven over verschillend belaste leveringen of producten;
  • De prijs per eenheid product/dienst exclusief btw en de (vooruitbetalings)kortingen als die bij de eenheidsprijs zijn inbegrepen;
  • Het toegepaste btw-tarief, te weten 0%, 6% of 21%, en het btw-bedrag in euro’s;
  • De verwijzing naar vorige facturen als dat van toepassing is;
  • Een vermelding op de factuur in het geval van vrijstelling, levering van goederen naar een ander EU-lidstaat, verlegging van de btw of levering onder de margeregeling;
  • In het geval van een levering van een vervoersmiddel: de gegevens van het vervoersmiddel (nieuw of gebruikt);
  • De naam, adres en het btw-identificatienummer van een fiscaal vertegenwoordiger, als de btw door die persoon wordt voldaan;
  • De leverancier is verplicht de factuur uiterlijk op de 15e van de maand te sturen, na de maand waarin de dienst of het product geleverd is.

Wat is verstandig om erop te zetten?

2. Door het woord ‘factuur’ op de factuur te vermelden voorkomt u verwarring bij een debiteur. Het is niet verplicht om dit woord expliciet te noemen, maar wel verstandig.

3. Als leverancier is het niet verstandig om onder vermelding van een datum uit het verleden te factureren. Wanneer u met een datum uit het verleden factureert, zal de klant denken dat het niet dringend is om het openstaande bedrag te voldoen. Door data en termijnen correct te vermelden, weerhoudt u klanten ervan hun eigen termijnen te bepalen.

4. Facturen moeten in de oorspronkelijke vorm worden bewaard. Dat wil zeggen dat leveranciers de digitale facturen digitaal moeten opslaan en papieren facturen op papier moeten bewaren.

5. Leveranciers moeten gedurende zeven jaar hun facturen bewaren. Dit is zo in de wet vastgelegd. Voor facturen over onroerende zaken geldt dat leveranciers deze 10 jaar moeten bewaren.

6. De vormgeving van de facturen speelt een belangrijke rol. Een duidelijk ontwerp is klantvriendelijk. Daarbij is het verstandig dat het onderwerp, het te betalen bedrag, de referentie en het bankrekeningnummer duidelijk leesbaar zijn. Dit voorkomt namelijk verwarring bij de debiteur.

7. Voor elektronisch factureren gelden dezelfde regels als voor regulier factureren. Let op: het elektronisch verzenden van een factuur is alleen toegestaan als de afnemer dit aanvaart. Het is voor de leverancier verstandig een om een (digitale) kopie van de factuur te bewaren, omdat hij moet kunnen aantonen dat deze authentiek en integer is.

Twijfels over uw factuur?

Naast het opstellen van een goede factuur, zijn er een aantal stappen in het facturatieproces die u kunt ondernemen. Twijfelt u over de juistheid van uw factuur? Of heeft u moeite met het innen van openstaande bedragen? De experts van Nova Incasso kunnen u hierbij helpen. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie.

Back To Top
×Close search
Zoeken