Vijf tips voor het bellen van debiteuren

Wanneer u een factuur verstuurt, gaat u ervan uit dat de debiteur deze op tijd betaalt. Maar soms gebeurt dat niet. Dan is bellen een effectieve manier om debiteuren te herinneren aan hun betalingsverplichting. Veel werknemers kijken hier tegenop. Daarom geven we in deze blog 5 tips voor het bellen van debiteuren die niet op tijd betalen om ervoor te zorgen dat ze zo snel mogelijk betalen.

Tip 1: goede voorbereiding is het halve werk

Voordat u een debiteur belt is het belangrijk om het gesprek goed voor te bereiden. Zorg dat u de volgende informatie heeft gecontroleerd en bij de hand heeft tijdens het gesprek:

• Het openstaande (factuur)bedrag
• De geleverde producten en/of diensten
• Wanneer is het product of de dienst geleverd?
• De afgesproken betalingstermijn
• De vervaldatum van de factuur
• Eventuele geschiedenis van verstuurde herinneringen, telefoontjes en afspraken. Een handige manier om dit bij te houden is door middel van goede debiteurenbeheer software 

Tip 2: blijf rustig en zakelijk

Debiteuren kunnen nog wel eens boos worden en lijken soms onredelijk en emotioneel. Probeer rustig en zakelijk te blijven, ook als een debiteur boos of onrustig wordt. Laat zien dat u zich kunt inleven in de situatie van de debiteur, maar houd hierbij wel uw doel voor ogen. Ga niet met de debiteur in discussie, maar kijk wat jullie kunnen doen om ervoor te zorgen dat de debiteur betaalt. Wanneer u zich zakelijk en vriendelijk opstelt, zal de debiteur zich ook sneller welwillend opstellen.

Het kan ook voorkomen dat een debiteur aangeeft al te hebben betaald, terwijl u dit nog niet heeft ontvangen. Om te achterhalen of de debiteur daadwerkelijk heeft betaald kunt u hem of haar vragen een betaalbewijs toe te sturen.

Tip 3: zorg voor duidelijke afspraken

Probeer duidelijke afspraken te maken met de debiteur. Betaalt de debiteur in één keer of in termijnen? Wanneer staan de bedragen bijgeschreven? Zorg dat het duidelijk is wat de afspraken zijn, zo weet de debiteur wat er van hem of haar wordt verwacht.

Tip 4: leg schriftelijk vast wat er is besproken

Beëindig het telefoongesprek met een korte samenvatting van de gemaakte afspraken. Laat weten dat u na het telefoongesprek een mail stuurt met deze afspraken, en vraag de debiteur om op deze mail te reageren en de afspraken te bevestigen. Zo heeft u ook schriftelijk bewijs van de gemaakte afspraken tijdens het telefoongesprek.

Tip 5: Laat u bijstaan door een incassobureau

Wanneer uw debiteur niet betaalt kunt u de vordering in veel gevallen uit handen geven aan een incassobureau. Zij nemen dan alle taken van u over, waaronder het bellen van debiteuren. 

Veel succes met het toepassen van de tips!

Geen zin om te bellen?

Kijkt u op tegen het bellen van debiteuren? Of wilt u gewoonweg geen omkijken naar uw debiteurenbeheer? U kunt het debiteurenbeheer uitbesteden aan ervaren debiteurenbeheerders, zoals die van Credit Care. Zij bieden uw debiteuren alle service zodat de sneller betalen: persoonlijk contact, een overzichtelijk systeem, een duidelijke dispuut-oplossing en verschillende betaalmogelijkheden.

Lukt het niet om de vordering voldaan te krijgen?

Lukt het ondanks de tips niet om de vordering voldaan te krijgen, of wilt u de vordering (en het bellen) uit handen geven aan een incassobureau? Wij helpen u graag. Ons incassobureau heeft jarenlange ervaring met het voeren van telefoongesprekken met debiteuren, wij weten precies wat wel en niet werkt. Op een vriendelijk maar dringende toon verzoeken wij debiteuren op verschillende manieren om de betaling te voldoen.

Wij vinden dat een bedrijf geen kosten hoort te maken voor het betaald krijgen van zijn of haar facturen. Daarom is het uitbesteden van een vordering voor de opdrachtgever kosteloos.