Incasseren en uw klantrelatie behouden

In de praktijk krijgen wij nogal eens te horen dat opdrachtgevers twijfelen om hun vordering ter incasso uit handen te geven. Enerzijds willen ze betaald krijgen voor de door hen geleverde producten of dienstverlening. Anderzijds zijn ze bang dat de klantrelatie schade lijdt. Het uit handen geven van een vordering aan een incassobureau hoeft echter niet per definitie te betekenen dat uw klantrelatie schade lijdt. Het voortraject, heldere communicatie en afspraken tussen partijen dragen bij aan het behoud van een goede klantrelatie, waardoor u ook een incassobureau kunt inschakelen zonder dat uw klantrelatie schade lijdt. In deze blog leggen wij uit hoe u uw openstaande vorderdingen (buitengerechtelijk) kunt incasseren en daarbij de klantrelatie met uw debiteur kunt behouden.  

1. Zorg voor heldere communicatie 

Zoals genoemd is heldere communicatie in het hele traject erg belangrijk. Begin bij het begin en bespreek duidelijk de voorwaarden waaronder de overeenkomst wordt aangegaan. Wijs uw klant hierbij ook op uw betalingscondities en wat er gebeurt als uw klant niet op tijd betaalt. Het is belangrijk te benoemen waar uw klant terecht kan met vragen of eventuele klachten. Op die manier bevordert u uw klantrelatie al voor je zaken met elkaar doet. 

2. Verstuur herinneringen 

Betaalt uw klant niet binnen de afgesproken betaaltermijn, dan is het belangrijk dat u op tijd actie onderneemt. Houdt uw debiteur consequent op de hoogte van de status van zijn/haar openstaande facturen. Doe dit door direct na de vervaldatum een betalingsherinnering te sturen aan uw klant. Een betalingsherinnering is een vriendelijke reminder aan uw klant om de factuur alsnog te betalen binnen een bepaalde termijn. Wanneer betaling uitblijft, kunt u een aanmaning versturen. Een aanmaning heeft een meer dringende toon. Naast een nieuwe betalingstermijn kunt u in de aanmaning ook opnemen wat de consequenties zijn als de betaling binnen de gestelde termijn alsnog uitblijft. Door duidelijk aan te geven wat er gebeurt als de betaling uitblijft creëert u duidelijkheid en voorkomt u dat uw klant voor onaangename verrassingen komt te staan. Dit stimuleert de klantrelatie.

3. Neem persoonlijk contact op 

Als de betaling ondanks bovengenoemde acties uitblijft, dan doet u er goed om aan om telefonisch contact op te nemen met uw klant. Persoonlijk contact met uw klant is een effectieve manier om uw factuur betaald te krijgen of erachter te komen waarom de factuur nog openstaat. Bespreek wanneer nodig wat de verwachte betalingsdatum zal zijn en maak hier duidelijke afspraken over. Het is tevens verstandig om de telefonisch gemaakte afspraken schriftelijk te bevestigen.  

4. Geef uw vordering uit handen 

Blijft de betaling ondanks al uw inspanningen uit en heeft u duidelijk met uw klant besproken wat de gevolgen zijn als de betaling uitblijft? Dan doet u er goed aan om consequent te zijn en hier ook naar te handelen, bijvoorbeeld door uw vordering uit handen te geven aan Nova Incasso voor het buitengerechtelijk incasseren van de vordering.  Onze experts werken proactief, adequaat en hebben consequent contact met uw debiteuren om uw vordering alsnog voldaan te krijgen. Blijft de betaling tijdens de buitengerechtelijke fase uit of heeft u gemerkt dat uw debiteur u bewust niet heeft betaald en wilt u om die reden direct juridische stappen zetten? Dan kunnen wij uw dossier snel en volledig overdragen aan één van onze juristen van ons zusterbedrijf. 

Incasseren en uw klantrelatie behouden? Geeft uw vordering uit handen aan Nova Incasso.

Bent u benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen? Dien dan uw vordering in voor 16.00 uur en we nemen deze dezelfde werkdag nog in behandeling.