Factureren: hoe moet dat eigenlijk?

Elk bedrijf doet het en elk bedrijf doet het anders: factureren. Er bestaat geen gouden formule voor het facturatieproces, omdat elke branche en elk bedrijf anders functioneert en andere regels te hanteren heeft. Maar er valt wel een rode lijn in te ontdekken. En die lichten we toe in de deze blog.

Het eerste contact

Voordat het factureren van start kan gaan, moet er interesse zijn in de goederen of diensten van de leverancier. Dat kan in de vorm van een aanvraag of prospect. Dit is het eerste contact tussen leverancier en afnemer.

De overeenkomst en opdrachtbevestiging

Op basis van een aanvraag de leverancier een offerte opmaken. Dit gebeurt voordat de aankoop plaatsvindt. Het doel hiervan is om overeenkomst te bereiken tussen koper en verkoper. In deze overeenkomst staat in ieder geval de afgenomen goederen of diensten, de leverdatum, moment van facturatie en de betaaltermijn. Dit zijn de meest belangrijke punten voor het factureren.

De levering van goederen en de verzending van de factuur

Als koper en leverancier tot een akkoord komen, kan de bestelling geleverd worden. Een goede factuur voldoet aan de eisen die de Belastingdienst aan een factuur stelt. Afhankelijk van het facturatiemoment verstuurt u de factuur naar uw klant.

De betalingstermijn start op de dag na het ontvangen van de factuur. Ontvangt de klant de factuur op maandag, dan start de betalingstermijn dinsdag.

De eerste herinnering

Als blijkt dat de klant na het verstrijken van de vervaldatum het bedrag nog niet heeft voldaan, is het verstandig om een herinnering te sturen. Hierin staat dat de betalingstermijn is verlopen en dat de klant nog eens de kans krijgt om binnen een bepaalde periode het openstaande bedrag te voldoen.

Een telefonische herinnering

Mocht een schriftelijke herinnering niets opleveren, kan een telefoontje een goed idee zijn. Bellen is vaak een effectief middel, hier kunnen de leverancier en klant duidelijke betaalafspraken kunnen maken.

De laatste aanmaning

Wanneer de debiteur niet betaalt, is het verstandig om een kosteloze aanmaning te versturen.

Het is belangrijk om te weten dat deze aanmaning, ook wel bekend als veertiendagenbrief, verplicht is bij business-to-consumer transacties. Is er sprake van business-to-business transactie, dan hoeft de leverancier wettelijk gezien alleen een factuur te sturen. Het is echter wel gebruikelijk om een herinnering te sturen naar een organisatie.

De vordering uit handen geven

Wordt ook de laatste gestelde betaaltermijn overschreden, dan kan de vordering uit handen worden gegeven aan een incassobureau. Wanneer de debiteur in de minnelijke incassofase nog steeds weigert te betalen, zal het incassobureau in overleg met de opdrachtgever de gerechtelijke procedure starten. Wilt u een incassobureau inschakelen? Lever voor 16:00 uur uw vordering in en hij wordt dezelfde werkdag nog in behandeling genomen.