skip to Main Content

Factureren: hoe moet dat eigenlijk?

Elk bedrijf doet het en elk bedrijf doet het anders: factureren. Er bestaat geen gouden formule voor het facturatieproces omdat elke branche en elk bedrijf anders functioneert en andere regels te hanteren heeft. Maar er valt wel een rode lijn in te ontdekken. En die lichten we in de deze blog toe.

Het eerste contact

Voordat het facturatietraject van start kan gaan, moet er interesse zijn in de goederen of diensten van de leverancier. Dat kan in de vorm van een aanvraag of prospect. Dit is het eerste contact tussen leverancier en afnemer.

De overeenkomst en opdrachtbevestiging

Op basis van de aanvraag kan het zijn dat de leverancier een offerte opmaakt. Dit gebeurt voordat de aankoop plaatsvindt. Het doel hiervan is om overeenkomst te bereiken tussen koper en verkoper. In deze overeenkomst staat in ieder geval de afgenomen goederen of diensten, de leverdatum, moment van facturatie en de betaaltermijn. Dit zijn de meest belangrijke punten.

De levering van goederen en de verzending van de factuur

Als koper en leverancier tot een akkoord komen, kan de bestelling geleverd worden. Op de dag van de levering wordt ook vaak de factuur verstuurd. Een goede factuur moet aan een aantal eisen voldoen. De betalingstermijn start op de dag na het ontvangen van de factuur. Bijvoorbeeld wanneer de klant op maandag de factuur ontvangt, op dinsdag de betaaltermijn start.

De eerste herinnering

Als blijkt dat de klant na het verstrijken van de vervaldatum het bedrag nog niet heeft voldaan, is het verstandig om een herinnering te sturen. Hierin staat dat de betaaltermijn is verlopen en de vermelding dat de klant nog eens de kans krijgt om binnen een bepaalde periode het openstaande bedrag te voldoen.

Een telefonische herinnering

Mocht een schriftelijke herinnering niets opleveren, kan een belletje een goed middel zijn. Dit is vaak een effectief middel waarbij leverancier en klant duidelijke betaalafspraken kunnen maken.

De laatste aanmaning

Wanneer dit alles nog niet heeft mogen baten, komt het versturen van de aanmaning aan bod. Hierin staat dat de debiteur nog een keer de kans krijgt om de factuur binnen 14 dagen te betalen, ingaand op de dag na ontvangst van de aanmaning. Er staat ook in dat de vordering uit handen wordt gegeven wanneer de betaling niet op tijd wordt gedaan. Daarnaast moet in de aanmaning staan dat er incassokosten worden gerekend over het openstaande bedrag en wat de exacte incassokosten zijn.

Het is belangrijk om te weten dat deze aanmaning, ook wel bekend als veertiendagenbrief, verplicht is in het geval van business-to-consumer transacties. Is er sprake van business-to-business transactie, hoeft de leverancier wettelijk alleen een factuur te sturen. Het is wel gebruikelijk om een herinnering te sturen naar een organisatie.

De vordering uit handen geven

Wordt ook de laatste gestelde betaaltermijn overschreden, dan kan de vordering uit handen worden gegeven aan een incassobureau. Wanneer de debiteur in de minnelijke incassofase nog steeds weigert te betalen, zal het incassobureau in overleg met de opdrachtgever de gerechtelijke procedure starten.

Zoals ook in het begin van dit artikel staat, verschillen de betaaltermijnen per branche en per bedrijf. De rode lijn in het facturatieproces geeft de volgorde in stappen aan, niet de tijd tussen de stappen

Back To Top
×Close search
Zoeken