‘Verdwenen’ debiteuren vermijden

Het incasseren van vorderingen kan een lastige taak zijn. Met name wanneer het er op lijkt dat de debiteur verdwenen is zonder enig spoor achter te laten.

‘Adres niet bekend’, retourbrieven met de opdruk ‘Deze brief is niet voor mij bestemd’, gebouncede e-mails en onbeantwoorde telefoontjes: verontrustende tekens voor ieder bedrijf dat op een betaling van een factuur zit te wachten. Voordat u een specialist inschakelt, zijn er een aantal manieren waarop u de kans op dit soort situaties aanzienlijk kan verminderen.

1. Verkrijg zo veel mogelijk contactgegevens. Aan het begin van elke totstandkoming van een overeenkomst dient u zo veel mogelijk contactgegevens te verkrijgen. Zie er op toe dat u de juiste telefoonnummers en e-mailadressen van meerdere personen in het bedrijf heeft.
2. Vraag om een bestaand adres en controleer het bij de KVK. Wanneer de debiteur een virtueel adres of een servicekantoor gebruikt, vraag dan om het geregistreerde adres, een thuisadres of een adres dat bekend is bij de bank. Dit kan nog meer van belang zijn wanneer u handelt met een start-up. Het is bovendien altijd verstandig het een en ander te controleren bij de KVK. Zorg er voor dat u zeker bent van de correcte spelling en cijfers bij de klant door dit te controleren, zodat u een retourzending door dergelijke fouten kunt voorkomen.
3. Houd regelmatig contact met de debiteur. Het is van belang geregeld contact op te nemen met uw debiteuren. Wissel het contact af door gebruik te maken van verschillende media. Hiermee zorgt u er voor dat u zeker bent van de juistheid van de verschillende gegevens.
4. Wees alert op veranderingen van het leveringsadres. Mocht het leveringsadres anders zijn dan het factuuradres dat u in uw systeem heeft, moet u extra alert zijn op veranderingen hierin. Het bijhouden van een document met daarin alle leveringsadressen kan goed van pas komen wanneer u besluit een incassobureau in te schakelen. Wanneer u bovenstaande gegevens gestructureerd bijhoudt, bewapend u uw incassobureau met de juiste informatie.