Drie manieren waarmee u op tijd betalen aanmoedigt

Debiteuren die laat betalen zetten niet alleen druk op de cashflow van uw bedrijf: het najagen van achterstallige betalingen is voor u en uw medewerkers tijdrovend en demotiverend. Vooral wanneer u deze tijd ook aan productieve en winstgevende corebusiness activiteiten zou kunnen besteden

Door de juiste basis te leggen en de juiste processen op te zetten, kunnen veel bedrijven toekomstige problemen omtrent achterstallige betalingen voorkomen. Door vooraf de juiste verwachtingen te scheppen met uw klanten, zijn zij op de hoogte van uw betaaltermijnen. Ook kunt u de ernst van deze zaken aangeven. Hierdoor is de kans groter dat zij op tijd betalen en u niet de rol van incasseerder hoeft aan te nemen.

Vestig de aandacht op uw algemene voorwaarden

De eerste stap om ervoor te zorgen dat debiteuren op tijd betalen, is het opzetten van uw betaalvoorwaarden. Maak een keuze voor de termijnen die u stelt en blijf bij deze keuzes. Het meest belangrijk is dat u de betaalvoorwaarden duidelijk maakt. Wanneer uw debiteuren niet weten wat ze kunnen verwachten, kunt u niet van hen verwachten dat zij aan deze voorwaarden voldoen.

Heeft u dit nog niet gedaan: geen zorgen. Gebruik deze mogelijkheid om uw voorwaarden te herzien. Communiceer de veranderingen vervolgens duidelijk naar uw klanten, als deze er zijn. U kunt dit combineren met een algemeen bericht over de verbeteringen van uw service. Zorg er hierbij wel voor dat u blijft bij wat u zegt. Het heeft geen zin om de aandacht te vestigen op uw voorwaarden wanneer u niet bereid bent om achter deze voorwaarden te blijven staan. Houd hierbij in uw achterhoofd dat hoe meer u zwicht, hoe minder uw voorwaarden nageleefd zullen worden.

Bouw relaties op

Een goede relatie met de afdeling crediteurenadministratie van uw klanten levert een grote bijdrage aan het op tijd betaald krijgen van uw facturen. Het is bij dit contact belangrijk dat u zich niet laat leiden door emoties, maar dat u dit contact professioneel onderhoudt. Zie erop toe dat u tenminste de naam te weten komt van de persoon die de betalingen doet. Het is makkelijker om in contact te komen met iemand van wie u de naam weet. Bovendien is deze kennis van belang voor een incassobureau wanneer u besluit deze in te schakelen.

Beloon goed gedrag

Het kan raar klinken, maar uw contactpersoon van de crediteurenafdeling van uw klant bedanken voor een betaling die op tijd is gedaan, kan een groot verschil maken voor toekomstige betalingen. Een korte e-mail, een telefoontje of een ander bericht is vaak onverwacht maar wordt gewaardeerd. De afdeling crediteuren ontvangt zelden dergelijke positieve berichten. Maak hun dag en verbeter uw relatie, zodat u hier in de toekomst de vruchten van kan plukken.